Приведите в порядок свою профессиональную жизнь с помощью индивидуальной доски задач

TatCenter и  издательство «МИФ» публикуют отрывок из  книги Кэла Ньюпорта «Новые принципы делового общения. Как сфокусироваться на  главном в  эпоху коммуникативной перегрузки». В  книге автор рассказывает, как мы  пришли к  культуре постоянной коммуникации и  как она влияет на  нашу продуктивность и  психическое здоровье.

Джим Бенсон много думал о  том, как оптимизировать работу в  интеллектуальной сфере. Его консалтинговая фирма Modus Cooperandi специализируется на  разработке уникальных процедур, позволяющих белым воротничкам более плодотворно трудиться вместе. Раньше Бенсон работал в  сфере разработки программного обеспечения, и  он  хорошо знаком с  техниками гибкого управления. Вероятно, поэтому он  часто использует доски задач в  своей работе. На  сайте компании Modus Cooperandi вы  увидите фотографии, где яркие самоклеящиеся листочки распределены по  сложной системе из  колонок.

Но  если говорить о  личной продуктивности, Джим Бенсон стал известен благодаря тоненькой книжечке, которую самостоятельно опубликовал в  2011 году. Она называется Personal Kanban («Персональный Канбан») и  предлагает соблазнительную перспективу: вы  можете использовать техники гибкого управления, которые помогают командам сотрудников реализовывать сложные проекты, чтобы разобраться с  запутанным клубком обязанностей в  своей индивидуальной профессиональной жизни.

Идеи, которые легли в  основу книги, достаточно просты. И  Бенсон крат ко  описал их  в  пятиминутном видео, которое разместил на  сайте книги. Автор стоит рядом с  большим блокнотом, размещенным на  мольберте. Центр листа он  заполняет разноцветными самоклеящимися бумажками. Они представляют собой наши собственные ожидания, а  также ожидания родственников, друзей, коллег и  начальников. «Все эти задачи слипаются в  один ком в  нашем сознании, и  каждый раз, когда мы  думаем, за  что взяться, то  отрываем кусочек от  этого кома»,  — объясняет Джим. Для этого нам надо продраться через это нагромождение задач и  тщательно их  проанализировать, чтобы решить, что делать дальше. «Задачка не  из  приятных»,  — подводит итог Бенсон.

Персональный Kanban предлагает решение: структурировать этот набор информации с  помощью личной доски задач. Бенсон считает, что следует сделать три колонки. Первая называется «Возможности». В  нее с  помощью самоклеящихся листочков вы  заносите информацию о  своих обязанностях. На  каждом листочке содержится информация только об  одной задаче. «И  вот кошмарный массив работы превращается в  приятную на  вид упорядоченную структуру». Вторая колонка называется «В  процессе». Туда вы  перемещаете листочки, отражающие задачи, над которыми вы  начали работать. Ключевой момент, связанный с  этой колонкой (и  это секретный ингредиент системы Kanban в  целом),  — вы  можете трудиться над строго определенным количеством задач одновременно. Если говорить языком этой системы, это «ограничение количества незавершенных работ». В  своем видео Бенсон говорит, что нужно работать не  более чем над тремя задачами одновременно. Как он  объясняет, если вы  вместо этого решите взяться за  дюжину разных поручений сразу, то  все закончится «полным беспорядком». Он  убедительно доказывает, что не  стоит хвататься за  все одновременно: полностью посвятите внимание двум-трем вещам и  беритесь за  новую задачу, лишь закончив предыдущую.

И  вот мы  логично подошли к  колонке «Сделано». Когда работа выполнена, листочек перемещается туда. Теоретически эта колонка вообще не  нужна, но  Бенсон предполагает, что психологический подъем, который испытывает человек, перемещая листочек из  колонки «В  процессе» в  колонку «Сделано», становится мощным стимулирующим фактором. За  годы, прошедшие после публикации Бенсоном своей книги, эта система приобрела толпы поклонников. На  YouTube можно найти множество непрофессиональных видео, где фанаты рассказывают о  том, как предложенный Бенсоном подход повлиял на  их  личную продуктивность. Если вы  полагаете, что все эти многочисленные поклонники Бенсона придерживались предложенного им  шаблона с  тремя колонками, то  вы  почти ничего не  знаете о  сообществе личной продуктивности. Посмотрев видео фанатов, вы  обнаружите множество намного более сложных вариантов, разработанных с  учетом персональных потребностей.

Один из  авторов таких видео заменил колонку «В  процессе» на  колонку «Готово», разделенную еще на  три колонки: «Холодно», «Тепло» и  «Горячо», расширив таким образом диапазон статусов незавершенных задач. В  видеоролике профессора, который преподает управление логистическими цепочками, предстает настолько сложно оформленная доска задач, что, похоже, нужно получить диплом по  этой специальности, чтобы хотя  бы понять, о  чем речь. Профессор разделил колонку «Варианты» на  разноцветные ряды, которые он  называет «потоками создания ценностей». Каждый ряд посвящен конкретному виду задач, и  в  него наклеиваются листочки того  же цвета. Эти ряды далее тоже делятся на  колонки. Одна из  колонок  — своеобразный «резервуар» для задач, которые профессор не  сможет выполнить в  текущем семестре. В  другой колонке  — сведения о  работе, которую он  надеется выполнить. В  каждом ряду есть «зона ожидания», когда нельзя перемещать в  следующую колонку новую задачу из  этой  же категории. Затем из  зон ожидания задачи попадают в  небольшое количество ячеек под названием «В  работе». Общее количество задач  — не  более трех. В  колонке «В  работе» профессор сделал точно такие  же разноцветные ряды, как и  в  колонке «Варианты».

Таким образом, взглянув на  эту доску, преподаватель понимает, как он  управляет своим временем.

Популярность персональных досок Kanban среди любителей продуктивного труда подчеркивает еще один момент, который важен для тех, кто хочет избавиться от  гиперактивного коллективного разума.

Доска задач  — это невероятно эффективное средство не  только для координации работы разных команд, но  и  для структурирования труда отдельных сотрудников, даже тех, кто не  получил диплом по  специальности «Управление логистическими цепочками».

Я  уже говорил о  том, что и  сам использовал эту идею, будучи профессором. Заведуя аспирантурой факультета информатики в  Джорджтауне, я  организовывал свою работу с  помощью досок Trello. Моя таблица напоминала стандартный шаблон Бенсона с  колонками «В  работе» и  «Сделано». Как и  многие поклонники персональных Kanban-систем, я  создал собственные колонки для тех задач, которые хочу выполнить, но  в  настоящий момент активно ими не  занимаюсь (далее я  расскажу об  этом по  дробнее).

Каждый понедельник я  изучал информацию на  доске, перемещал карточки и  решал, над чем буду работать на  этой неделе. В  последующие дни я  часто сверялся с  доской, чтобы понять, чем заняться в  то  время, которое я  отводил для выполнения обязанностей заведующего аспирантурой. Как только поступали новые запросы  — в  форме электронных писем, телефонных звонков или, как это часто бывает, вопросов проходивших мимо моего кабинета студентов,  — я  сразу  же записывал информацию на  карточки и  размещал на  доске, чтобы заняться этими моментами позже.

Без доски задач в  своей университетской работе я  зависел  бы от  коммуникации в  стиле гиперактивного коллективного разума. В  результате я  увяз  бы в  вялотекущей переписке со  множеством людей  — изо дня в  день. Я  стал  бы типичной жертвой гиперактивного коллективного разума: тем, кто не  расстается с  ноутбуком ни  на  одном совещании и  не  выпускает из  рук телефон, идя по  кампусу и  стараясь сделать тысячу дел одновременно. Другими словами, без этой системы моя работа превратилась  бы в  сущий  ад. С  помощью доски задач мне удалось существенно сократить потребление ресурсов. Информация о  предстоящей работе размещается на  доске, структурируется, и  я  методично выполняю задачи в  специально отведенное для этого время. Именно поэтому, как вы, наверное, догадались, я  стал ярым сторонником использования досок задач не  только для организации работы команды, но  и  для упорядочивания профессиональной жизни отдельно взятых сотрудников, занимающихся умственным трудом.

Чтобы помочь в  решении этой задачи, предлагаю несколько лучших практических примеров, которые подскажут, как использовать доски задач максимально эффективно.

Совет № 1: используйте несколько досок

Многие сторонники персональной Kanban-системы используют только одну доску, чтобы упорядочить свои профессиональные задачи. Я  рекомендую придерживаться несколько иного подхода. Заведите отдельную доску для каждой роли, которую вы  выполняете в  профессиональной сфере. В  настоящее время я  профессор университета и  играю три существенно отличающиеся друг от  друга роли: исследователя, преподавателя и  заведующего аспирантурой. Для каждой из  этих ролей я  завел отдельную доску. Так что когда я  анализирую свою преподавательскую деятельность, то  мне не  мешают не  связанные с  ней задачи в  области исследований или работы с  аспирантами. В  результате мне не  приходится переключаться между разными видами деятельности и  я  быстрее решаю рабочие вопросы.

Я  также считаю, что иногда полезно заводить отдельную доску для крупных проектов (скажем, таких, работа над которыми займет больше двух недель). Например, не  так давно я  выступал в  роли председателя на  одной крупной научной конференции. Эта позиция предполагала решение многочисленных задач. Именно поэтому я  решил, что будет проще создать отдельную доску, информация на  которой не  будет пересекаться с  другими сферами моей профессиональной жизни. Как только этот проект был завершен, доска мне больше не  понадобилась.

Разумеется, вы  сможете оперировать лишь ограниченным количеством досок, чтобы задача не  стала непосильной. По  этой причине я  считаю идею завести отдельную доску для каждой профессиональной роли и  каждого крупного проекта здравой. В  таком случае у  большинства людей будет от  двух до  четырех досок, с  которыми можно легко работать. Напротив, если у  вас будет десять досок, ресурсы, требующиеся на  переключение между ними, перевесят все преимущества от  структурирования задач.

Совет № 2: регулярно устраивайте индивидуальные сессии для анализа информации

Когда мы  говорили о  досках задач для команд, занимающихся интеллектуальным трудом, я  доказывал, что лучший способ анализировать содержащуюся на  них информацию  — проводить регулярные встречи. То  же  самое касается и  вашей личной доски. Если вы  хотите, чтобы этот инструмент работал максимально эффективно, еженедельно выделяйте время, чтобы анализировать и  обновлять информацию на  доске. Во  время этих индивидуальных сессий просматривайте сведения и  перемещайте карточки, обновляя, если нужно, статус работ. Процесс не  займет много времени. Если вы  будете регулярно этим заниматься, будет хватать пяти  — десяти минут. Не  стоит устраивать такие сессии слишком часто: я  пришел к  выводу, что раза в  неделю вполне достаточно. Но  не  игнорируйте этот вид деятельности. Если вы  решите, что доска задач  — недостаточно хороший метод для хранения информации о  ваших рабочих обязанностях, то  вернетесь к  лихорадочной переписке в  духе гиперактивного коллективного разума. Занесите информацию об  индивидуальной сессии в  свой календарь и  отнеситесь к  ней так  же серьезно, как ко  всем остальным встречам и  совещаниям. Индивидуальные доски задач могут значительно облегчить вашу профессиональную жизнь, но  только в  том случае, если вы  готовы инвестировать свое время в  работу с  ними.

Совет № 3: добавьте колонку «подлежит обсуждению»

Как заведующий аспирантурой, я  часто должен обсуждать рабочие вопросы с  некоторыми из  своих коллег: с  деканом, с  руководителем программы подготовки аспирантов и  с  двумя другими профессорами, входящими в  состав комиссии, которую я  возглавляю. На  своей доске задач я  добавил колонку для каждого из  этих сотрудников и  назвал ее  «Обсудить при следующей встрече». Как только возникает какой-то вопрос, когда мне нужно узнать мнение кого-то из  коллег, я  подавляю стремление быстренько набросать ему электронное письмо. Вместо этого я  вношу информацию о  задаче в  колонку «Обсудить при следующей встрече».

С  руководителем программы подготовки аспирантов я  встречаюсь еженедельно в  определенное время. В  ходе нашей встречи мы  обсуждаем все вопросы, которые оказались в  этой колонке за  прошедшую неделю. Что  же касается декана и  членов комиссии, я  жду, пока в  колонке «Обсудить» не  наберется достаточно вопросов, а  затем организую встречу, чтобы обсудить все сразу. Возможно, такой подход покажется вам слишком простым, но  он  крайне положительно повлиял на  мою работу. Представьте, например, что за  неделю в  колонке «Обсудить с  деканом» набралось пять карточек с  информацией. В  ходе встречи, которая продлится 20−30 минут, мы  с  ним разработаем стратегию по  каждому из  этих вопросов. Если  бы я  каждый раз писал ему письмо, мне пришлось  бы вести пять диалогов одновременно в  течение недели. В  результате я  бы  лишних раз десять проверил электронную почту и  раздражался оттого, что отвлекаюсь от  работы.

Если вы  хотите свести к  минимуму бесконечный обмен сообщениями и  по  максимуму использовать преимущества индивидуальных досок задач, пожалуй, это самый ценный совет, который я  могу вам дать. Регулярные встречи могут заменить 90% лихорадочной переписки. Вам остается лишь отслеживать, какие именно вопросы необходимо обсудить. С  помощью доски задач сделать это просто.

Совет № 4: добавьте колонку «ожидаю ответа»

Если вы  заняты совместным интеллектуальным трудом, иногда требуется приостановить работу над задачей до  тех пор, пока вы  ожидаете от  другого сотрудника ответа на  вопрос или недостающую информацию. Если вы  создали персональную доску задач, такие подвисшие вопросы легко отслеживать с  помощью колонки «Ожидаю ответа». Когда вы  перемещаете туда задачу, отметьте на  карточке, от  кого именно вы  ждете ответа и  что будете делать, когда получите нужную информацию. Это позволит вам не  сбиться с  курса, пока вы  не в  силах влиять на  ситуацию, и  продолжить эффективно работать, когда необходимые сведения поступят. Что еще более важно, вы  помещаете нерешенные вопросы в  надежное место и  избавляетесь от  подспудной тревоги, что что-то недоделали.

Отрывок из  книги предоставлен издательством «МИФ».
Книга в  продаже на mann-ivanov-ferber.ru .
Больше книг  — в Библиотеке TatCenter.